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以人为本 协同办公

发布时间:2015-07-08 09:49

  摘要综述了长春市电子政务通用办公系统的建设与实施情况。从系统设计,功能介绍,技术实施,系统特点等方面进行综合论述,系统应用取得了良好效果。
  关键词办公自动化(0a);电子政务;公文;协同办公
  
  随着计算机技术和网络技术的高速发展,特别是互联网在全球的广泛应用,电子政务已被联合国经济社会事务部确立为“信息高速公路”五大应用(电子政务、电子商务、远程教育、远程医疗、电子娱乐)领域之首[1]。电子政务系统就是用现代信息技术对资源管理和业务或服务流程进行数字化、网络化改造,实现高效、优质的资源管理与服务方式,实现工作方式向协同办公方式的转变。
  加快电子政务建设是世界发展的潮流,也是电子信息技术应用于政府管理的必然趋势。我国的电子政务建设近年来发展迅速,目前已步入快速发展阶段,党的十六大报告明确提出,各级政府要“改进管理方式,推行电子政务,提高行政效率,降低行政成本”。实施电子政务对于提高办事效率,增加政府工作的透明度有着重要意义。
  
  一、 系统建设概述
  
  自2000年11月l0日长春信息港开通以来,经过几年的建设,目前,长春市已经建成了以长春市信息中心为核心节点,横向连接市委、市人大、市政府、市政协、市纪检委、长春军分区.纵向连接市政府各委办局、县(市)区政府、开发区,内、外两个互相独立的,覆盖全市机关的统一网络平台和网络交换中心。
  建设长春市电子政务通用办公系统,就是要基于政府资源计划(grp),实现核心政务办公自动化,为全市的公务人员搭建统一的协同工作平台。wwW.133229.cOm以政府各部门日常业务处理信息和网络安全设施为基础,依托信息港内网网络平台,建设高效、公开、勤政的政务办公系统,达到业务资源整合和信息共享,使各级党委、政府部门的管理、决策、应急处理、公共服务能力得到改善和加强,提升政府的管理和服务水平。
  《公务员驾驶舱》就是以此为背景依托长春信息港现有的内网网络平台建设的通用办公工作平台。
  
  二、 系统总体设计
  
  建立一个实用oa系统涉及政府的各个部门、多项业务和大部分人员,是一个复杂的系统工程。为充分保障系统建设的连续性、完整性、实用性、可维护性和安全性,系统建设一定要结合实际,遵循“统一规划、相互协调、分步组织实施”的原则和思路,合理进行资源配置,避免重复建设、重复开发等浪费现象[2]。
  1、 “以人为本”的设计思想
  《公务员驾驶舱》是基于角色开发的政务办公系统,主要为市委、人大、政府、政协机关的公务员,构建一个具有:“统一技术标准、 集中资源管理、纵横互联互动、安全可靠实用”的协同办公平台。
  因此突出了电子政务办公系统中的四个关键因素(人的因素、业务流程因素、信息因素和应用因素)中人的因素,充分体现“以人为本”的设计思想。
  2、 系统的总体框架
  《公务员驾驶舱》在进行总体设计时,充分吸取了各地电子政务方面建设积累的经验,结合长春市的实际情况,从系统的体系架构、业务流程的优化以及系统的随需应变能力等方面,提出了长春市电子政务办公系统的逻辑结构。
  
  这种组件化、层次结构的电子政务系统能充分满足长春市各部门的组织机构设置,在为各部门提供相对独立的协同办公应用的同时,还能够建立和维护部门间内在的联系,使其成为一个有机的统一体。系统将为用户提供公文交换传输、协同办公、信息交流、待办工作提醒、工作计划、督查议案等应用功能。还将通过日常工作与管理的有机结合,工作动态分析与监控,来提升每个操作者的个人的执行能力,充分满足了长春市的政务协同办公的要求。
  
  
  三、 系统主要建设内容   
  从功能上可以将系统划分成6个类别,分别为工作舱、决策资源网、公共信息舱、工具箱、休闲舱、管理舱。每个类别包含若干模块,《公务员驾驶舱》的总体功能模块如下:
  
  1、 工作舱
  工作舱是《公务员驾驶舱》最主要的一个子系统,在该子系统中,需要完成公务员日常的所有工作流程,能够进行公务员需要进行的基本操作。在工作舱中,共有11个子模块,分别是:收文管理、发文管理、协同办公、会议管理、信息管理、督查管理、议案提案、领导活动、档案管理、工作计划、工作日志。
  1) 公文管理
  即收文管理和发文管理模块。主要处理单位之间和单位内部各种文件的拟建,审核,批办,分发,登记,传阅,检索及归档等工作。文件包括收文,发文,请示,报告,部门文件等[3]。可实现跨单位间的会签,跨单位间的发文。可自动生成仿真的红头文件和签批单,每个文件的办理过程可以留痕,可以实现对文件的整个办理过程的跟踪及监控,并可以进行催办、撤回和销毁的操作,真正实现无纸化办公。
  系统还集成了北京书生公司的书生加密卡系统,实现了红头红章文件的数字化传输和远程打印。
  
  2) 协同办公
  解决了部门内部及部门间各用户的协同办公,上下级间的沟通,以及信息资源的管理、利用及共享。
  3) 会议管理
  完成记录整个会议的办理过程,可制定单位内部和跨部门间的会议方案和会议通知,并可以进行内部流转和回复。具有会议室管理和大型会议的签到功能,并可以进会议纪要的添加和查询。该模块集成了信息港移动政务平台,在每次有新的会议通知时,会有一条短信提示用户登录驾驶舱查看。   
  4) 信息管理
  实现对信息的草拟、审核、签发、办结和上报。办公厅对各单位上报的信息进行采集、编辑、审核、签发、生成正式信息刊物,并具有领导批示和上级采用的功能,可以自动生成月份通报,为上级领导提供信息服务并可以向下进行信息刊物和通报的分发。
  5) 督办管理
  集领导督查、会议督查、文件督查、实事督查于一体的多级联动督查管理系统,可以快速进行督查事项立项、分办、督办、反馈、汇总,可以进行预警提醒和超时催办,领导可随时查看各部门督查件的办理情况及回复情况,显著提高了督查工作效率和质量。
  6) 建议提案
  通过网闸可实现内外网数据的时时交互与发布,人大代表和政协委员可在外网录入建议和提案转入内网进行办理和回复,真正实现了外网受理,内网办理和回复的功能。实现人大、政协、政府议案处、承办部门之间文件的传递及内部流转与审批功能。具有强大的统计和查询功能。可导出word文档并可打印;可随时查看办理及答复情况;提高各部门的工作效率。
  7) 领导活动
  领导秘书根据领导的公务活动,制定的一般活动或详细活动安排及周活动计划,通过系统进行审批,并最终确定活动计划,通过系统发给内部和跨部门相关人员进行具体实施。秘书处根据各秘书制定的周活动计划进行汇总,形成包括所有领导在内的周活动汇总表,发给领导和秘书。
  8) 档案管理
  将各模块办结后的文件根据分类进行归档,归到档案库中。在档案库中可以进行归档设置和浏览权限和设置,每个归档后的文件都是对文件办理过程的全程记录。有权限的用户可以进行归档文件的查询,对档案人员的对归档文件销毁也是全程记录。该模块已与长春市档案局档案管理系统进行连接,归档后的文件可时时,按天、月、季、年进行导入。
  9) 工作计划和工作日志
  可以制定单位、部门和个人的工作计划及日志。对单位和部门的工作计划可进行审批和下发。上级领导可以对下发的计划进行督查和完成情况的验证,并可以按条件形成工作计划的word文档,为单位和部门的计划和总结提供参考资料

  2、 决策资源网
  决策资源网是基于《公务员驾驶舱》基础之上具有新闻发布、浏览、权限管理、数据抓取等功能的信息平台,使领导能够及时、准确地浏览到最新的政府信息、政策法规、统计数据、财政数据等,提高领导行政执行能力和决策效率。
  3、 公共信息舱
  具有工作交流和公共信息发部的功能。包括:工作交流、党建园地、意见建议、大事记、内设机构、规章制度。所发布的工们交流和意见建议在首页部门事务中显示,点击后可看详细内容。
  4、 工具舱
  为用户提供了常用软件、常用工具和培训教程等辅助工作工具。
  5、 休闲舱
  工作之余休闲娱乐的场所,为每个公务员提供了礼仪知识、综合百科、健康生活、影视欣赏、音乐之声等。这些内容管理员会定期进行升级和维护,让每个公务员的业余生活丰富多彩。
  6、 管理舱
  管理舱中包括:用户设置、权限维护、系统设置、专家维护等功能。方便用户对整个系统的管理。
  
  四、 技术实施   
  1、 公务员驾驶舱采用先进的b/s(.net framework三层结构)与c/s互相结合的构架方式,规避了双方架构的缺点,整合了双方的优势。
   采用b/s方式使系统具有分布性特点,可以随时随地进行查询、浏览等业务处理;
   采用b/s方式使系统维护简单方便,只需要改变页面,即可实现所有用户的同步更新。
   采用c/s方式使系统应用服务器运行数据负荷较轻。
   采用c/s方式使用户的特殊应用(提醒等),脱离浏览器依然响应服务器事件。
  2、 公文管理模块集成了北京书生公司的书生加密卡系统。通过对红头、印章及文件正文的数字化处理,以及三者合为一体的电子盖章技术及先进的远程传版技术,使通过该系统传输的红头、红章文件具有极高的安全性、极强的防伪性和打印防伪的特殊功能。实现了红头红章文件的数字化传输和远程打印。
  3、 会议管理模块与信息港移动政务平台集成,解决了传统会议通知工作量大的问题,同时保证了会议通知的及时有效性。
  4、 具有内外网互发邮件的功能,在外网发的邮件通过网闸会自动转到内网上进行浏览,反之亦然。方便了用户的操作,免去了用户内外网切换的麻烦,提高了工作效率。
  
  五、 系统特点   
  1、 实用性
  办公流程完全根据政府办公设定,各工作模块的制定模拟真实办公的信息输入项,包括公文办理、信息报送、信函沟通、会议通知等等。避免繁琐的操作,界面清晰、简单,引导操作者执行工作[4]。做到易懂、易学、易用。
  2、 可靠性
  数据可靠性:数据库中的所有数据是准确可靠的。数据存储量大,处理速度快,相应信息正确输出并显示;
  程序可靠性:系统有强大的容错性和处理突发事件能力,避免由于某个错误或某种突发事件导致数据丢失或系统瘫痪。
  3、 可扩展性
  系统预留了兼容接口,以便系统的扩展。系统输入输出具有强大的兼容性,能进行各种不同的数据格式转换。
  
  六、 系统应用及效果   
  《公务员驾驶舱》于2008年12月31日正式开通运行。目前,驾驶舱应用平台承载人大、政协、市委、县市区、开发区、市直机关各部门等101家单位的数据库和各种应用模块。
  市政府办公厅文电处、各综合处室及各承办部门之间所有非涉密文件全部实现网上传递,办公厅的各位领导实现在网上批文,真正实现了无纸化办公。
  截止到2010年3月底,收文共办理 4275件,发文办理 1116件,会议通知132个。
  人大、政协、政府议案处共向各承办部门发送议案320 件,提案240件。
  信息模块从2009年7月开始从网上成刊并形成通报,共成刊840个。
  
  七、 结束语   
  《公务员驾驶舱》在全市党政机关主要部门的成功应用,推进了我市电子政务建设工作,有效整合各部门资源,扩宽了电子政务建设的覆盖领域,为领导的科学决策提供了必要的依据,提升了长春市机关各部门之间的协同工作能力,进一步规范了办公流程,促进了政府管理流程优化、重组,大大提高了政府办公效率和管理水平,降低了办公成本,有效地促进了政府职能的转变,塑造一种全新的政府管理模式,为实现“电子政府”奠定了坚实的基础。
  
  参考文献:
  [1] 孙正兴,戚鲁。《电子政务原理与技术》。人民邮电出版社.2003.4
  [2] 戚文静,赵敬,杨云.《网络安全与管理》.中国水利水电出版社.2003.8
  [3] 汪玉凯, 赵国俊.《电子政务基础》.中软电子出版社.2002
  [4] 吴爱明,祁光华.《政府上网与公务员上网》.中国社会科学出版社.1999
  [5] 苏武荣.《电子政务与办公自动化》.机械工业出版社.2002

学术参考网:http://www.alanphruska.com/gl/xz/49428.html

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